02 Sep

Automatisch ein Inhaltsverzeichnis von Word erstellen lassen

Statt das Inhaltsverzeichnis selbst zu erstellen, könnt ihr es von Word generieren lassen – während ihr das Dokument bearbeitet oder aber auch hinterher. Das ist besonders praktisch, wenn der Text über viele Kapitel oder Seiten verfügt und ihr nicht nach jeder Änderung sorgfältig alle Seitenzahlen prüfen wollt. Wie das geht, zeige ich in diesem Post. 😉

Automatisch ein Inhaltsverzeichnis von Word erstellen lassen

Ein Inhaltsverzeichnis mit Word zu generieren ist keine Hexerei. Wenn ihr das einmal gelernt habt, werdet ihr jede Menge Zeit sparen! Es wird allerdings in Word nicht automatisch aktualisiert, während ihr schreibt. Das heißt, ihr müsst am Ende noch einmal alles überprüfen und das Inhaltsverzeichnis aktualisieren lassen. Auch, wenn ihr kurz vor dem Drucken noch etwas ändert, empfiehlt es sich, das Inhaltsverzeichnis noch einmal zu prüfen. Der Text stammt übrigens von Cat Ipsum. Achtung: Diese Anleitung bezieht sich auf Word 2016 für Mac. (Die Funktion gibt es aber natürlich auch in der Windowsversion.)

 

Vorbereitung 1: Formatvorlagen

Word muss wissen, wo und was die Überschriften für die einzelnen Kapitel sind. Dafür werden Formatvorlagen verwendet: entweder eigene oder die von Word. Für dieses Beispiel nehme ich die Word-Vorlagen – kann man ja alles noch ändern.

Formatvorlage auswählen.

Formatvorlage auswählen.

Auf dem Start-Reiter eine Formatvorlage auswählen. Ich habe für die Überschriften der ersten Ebene „Überschrift 1“ gewählt. Wer will, kann die Formatvorlage bearbeiten: z.B. Schriftfarbe ändern, Rechtsklick (oder Ctrl+Klick) auf das Feld, dann auf „Aktualisieren, um der Auswahl anzupassen“). Wichtig ist, dass alle Überschriften einer Ebene (also z.B. 1., 2., 3.) mit derselben Formatvorlage formatiert werden. Für die zweite Ebene (also z.B. 1.x, 2.x, 3.x,…) eine andere Formatvorlage wählen. In diesem Beispiel ist das „Überschrift 2“. Für alle weiteren Ebenen mit jeweils anderen Formatvorlagen wiederholen.

 

 

Vorbereitung 2: Seitenzahlen erstellen

Sinnvollerweise gehören zum Text mit Inhaltsverzeichnis auch Seitenzahlen, z.B. am Ende der Seite. Die hinzuzufügen ist ziemlich simpel (Einfügen -> Seitenzahl). Aber: Bei Facharbeiten, Hausarbeiten, Seminararbeiten und ähnlichem wird in der Regel gefordert, dass sowohl Inhaltsverzeichnis als auch Deckblatt von der Seitenzählung ausgenommen sind. Natürlich könnte man die Seitenzahlen so frisieren, dass die Zählung irgendwie hinkommt. Oder das Deckblatt als Extra-Datei erstellen. Muss man aber nicht. Auf der Seite, auf der später das Inhaltsverzeichnis sein soll, wird einfach ein Abschnittsumbruch eingefügt: Layout -> Umbrüche, dann einen der Abschnittsumbrüche auswählen.

Abschnittsumbruch in Word erstellen.

Abschnittsumbruch in Word erstellen.

In die Fußzeile der ersten Textseite klicken. „Mit vorheriger verknüpfen“ abwählen/anklicken, um die Verknüpfung aufzuheben. Ihr könnt dann die Seitenzahlen auf Titelseite und Inhaltsverzeichnisseite löschen, ohne dass sie im Rest des Dokuments verschwinden. (Das Inhaltsverzeichnis muss dann natürlich vor dem Umbruch eingefügt werden. ;-))

Verknüpfung mit vorheriger Fußzeile aufheben.

Verknüpfung mit vorheriger Fußzeile aufheben.

 

 

Inhaltsverzeichnis erstellen

Wenn alles vorbereitet ist, sind es  bis zum Inhaltsverzeichnis nur noch wenige Klicks.

Auf Verweise -> Inhaltsverzeichnis gehen, dann entweder eine der Vorlagen auswählen oder auf „Benutzerdefiniertes Inhaltsverzeichnis…“ klicken. Bei Letzterem öffnet sich ein neues Fenster.

Optionen für Inhaltsverzeichnis auswählen.

Optionen für Inhaltsverzeichnis auswählen.

Das Inhaltsverzeichnis sieht mit den Standardeinstellungen (Mit Seitenzahlen, Seitenzahlen rechtsbündig, Punkte als Füllzeichen) folgendermaßen aus:

Fertiges Inhaltsverzeichnis.

Fertiges Inhaltsverzeichnis.

Das Beispielbild oben umfasst nur zwei Einträge: einen auf der ersten Ebene und einen auf der zweiten Ebene. Ich habe hier eine der Word-Formatvorlagen gewählt. Für Hausarbeiten o.ä. verwende ich meistens dieselbe Schriftart wie für den Rest des Textes, dazu die Abschnittsnummerierung und keine Hervorhebungen. Aber das ist ja Geschmacks- beziehungsweise Vorgabensache. 😉

 

Inhaltsverzeichnis aktualisieren

Um das Inhaltsverzeichnis zu aktualisieren, einfach im Bereich des Inhaltsverzeichnisses mit der rechten Maustaste klicken (oder Ctrl+Klick) und „Felder aktualisieren“ auswählen. Es gibt die Möglichkeit, nur die Seitenzahlen oder das gesamte Verzeichnis (inklusive ggf. veränderten Überschriften) zu aktualisieren.

Die Aktualisierungsmöglichkeiten.

Die Aktualisierungsmöglichkeiten.

 

Fertig.

So schnell und einfach könnt ihr ein Inhaltsverzeichnis in Word erstellen. Wenn nicht gerade irgendetwas in eurem Dokument RICHTIG schief läuft (und ihr es am Schluss noch einmal  komplett aktualisiert), bekommt ihr so ein perfektes und korrektes Verzeichnis. Ohne dauernd manuell die Seitenzahlen zu korrigieren.

 

Kurz und prägnant:

Einheitliche Formatvorlagen für die Überschriften auswählen. Ein Inhaltsverzeichnis einfügen, dabei die jeweiligen Formatvorlagen den korrekten Ebenen zuweisen. Inhaltsverzeichnis am Schluss (und  zwischendrin) aktualisieren.