,
14 Apr

Word 2016: Fußnoten in ‚normalen‘ Text umwandeln

Ich zeige dir hier, wie du mit wenig Aufwand sämtliche Fußnoten eines Dokuments in ‚normalen‘ Text umwandeln kannst. Und wie du danach alle Fußnoten gleichzeitig löschen kannst, wenn du willst.

 

Fußnoten in normalen Text umwandeln in Microsoft Office Word

 

Warum Fußnotentext in den Dokumenttext einfügen?

Es gibt unterschiedliche Gründe, warum man den Text der Fußnoten an der Position der jeweiligen Fußnotenzahl in den normalen Text einfügen möchte (oder muss). Vielleicht gibt es andere Anforderungen an die Zitierweise als gedacht. Oder am Ende des Schreibprozesses stellt sich heraus, dass die Fußnoten und Erstnennungen die Arbeit über die maximale Seitenanzahl katapultieren würden. So war es zumindest bei mir – und zu dem Zeitpunkt hatte mein Dokument über 70 Fußnoten. 🙁

An dieser Stelle hätte ich todesmutig sämtliche Fußnoten einzeln in den Dokumenttext kopieren können. Ich hatte aber wirklich besseres zu tun und habe deshalb die Makro-Funktion genutzt. 😉

Anmerkung: Diese Anleitung enthält Screenshots aus Office für Windows, genauer gesagt Word 2016.  Das Prinzip und der Code gelten aber auch für Mac.

Achtung: Ihr solltet euer Dokument speichern, bevor ihr die Makros erstellt und ausführt. Und vielleicht auch eine Sicherheitskopie erstellen.

 

Vorher: Text (=Literaturangabe) in der Fußnote.

Vorher: Text (=Literaturangabe) in der Fußnote.

 

Nachher: Fußnotentext plus Klammern im 'normalen' Text.

Nachher: Fußnotentext plus Klammern im ‚normalen‘ Text.

 

 

Das nötige Makro erstellen

Das, was uns die Arbeit abnimmt, ist ein Makro. Um es zu erstellen, geht zunächst auf den Reiter „Ansicht“ und dort auf die Schaltfläche „Makros“, dann  „Makros aufzeichnen“. Es öffnet sich ein neues Fenster mit allen vorhandenen Makros. Dort gebt ihr einen mehr oder weniger sinnvollen Namen für euer Makro ein (bei mir ist es „FNinNormalenText“) und klickt auf „Erstellen“.

Makro erstellen, um Fußnoten umzuwandeln. Bei mir ist der Makroname "FNinNormalenText".

Makro erstellen, um Fußnoten umzuwandeln. Bei mir ist der Makroname „FNinNormalenText“.

Der VBA-Editor öffnet sich.  Der Fokus des Fensters sollte auch schon an der richtigen Stelle sein. Denn alles, was zu diesem Makro gehört, darf ausschließlich in diesem Bereich stehen:

Makro "FNinNormalenText" im VBA-Editor.

Makro „FNinNormalenText“ im VBA-Editor.

Bei

' FNinNormalenText Makro

handelt es sich um einen Kommentar.  Wenn ihr wollt, könnt ihr ihn durch eine sinnvolle Beschreibung ersetzen, z.B.

' Makro, um Fussnoten in den normalen Text einzufuegen.

Das ist aber relativ egal. 😉 Wichtig ist dagegen, dass ihr folgenden Code nach dem Kommentar (und vor dem „End Sub“) einfügt:

Dim FN As Footnote
For Each FN In ActiveDocument.Footnotes
FNText = FN.Range.Text
FN.Reference.InsertAfter FNText
Next

Das war’s auch schon.  Der Code sollte bei euch jetzt so aussehen:

Code für Fußnoten-Makro in VBA.

Code für Fußnoten-Makro in VBA.

Wer’s wissen will: Das ist eine simple for-each-Schleife, die alle Fußnoten (FN) im aktiven Dokument (ActiveDocument) durchgeht. Der Text wird dann nach dem Referenzpunkt (= der Fußnotenzahl) im normalen Text eingefügt. Diese Aktion wird solange ausgeführt, bis alle Fußnoten durchgegangen wurden.

Schließt den VBA-Editor. Dann klickt ihr wieder auf die „Makros“-Schaltfläche und wählt jetzt aus der laaaangen Liste von Makros „FNinNormalenText“ aus. Klickt auf „Ausführen“.

Das Dokument sieht jetzt (von der roten Hervorhebung abgesehen) so aus:

Fußnoten genau nach dem Referenzpunkt im Text. (Hervorgehoben zur besseren Sichtbarkeit.)

Fußnoten genau nach dem Referenzpunkt im Text. (Hervorgehoben zur besseren Sichtbarkeit.)

Die Fußnoten sind allerdings noch da und die ex-Fußnotentexte, in diesem Fall Literaturangaben, stehen nicht in Klammern. Außerdem steht der Text wirklich direkt hinter der Referenz.

Wenn euch die klammerlose Variante reicht, ihr aber ein Leerzeichen vor dem ex-Fußnotentext haben wollt, modifiziert die vorletzte Zeile folgendermaßen:

FN.Reference.InsertAfter " " & FNText

So erreicht ihr, dass vor dem Text ein Leerzeichen eingefügt wird.

 

 

Text der Fußnoten in Klammern setzen

Wer seine ex-Fußnotentexte in Klammern setzen möchte, um z.B. der Amerikanischen Zitierweise (auch „Harvard-Zitierweise“) zu entsprechen, kann den obigen VBA-Code etwas tweaken.

Dafür wird die Zeile

FN.Reference.InsertAfter FNText

umgewandelt in

FN.Reference.InsertAfter " (" & FNText & ")"

Das heißt, vor und nach dem Fußnotentext wird jeweils eine Klammer (und vor der ersten Klammer wieder ein Leerzeichen) eingefügt. Der ganze Code-Block für diese Klammer-Version ist:

Dim FN As Footnote
For Each FN In ActiveDocument.Footnotes
FNText = FN.Range.Text
FN.Reference.InsertAfter "(" & FNText & ")"
Next

Wird dieser Code ausgeführt, sieht das Dokument (mit Hervorhebung) so aus:

Fußnotentext im Dokumenttext mit Klammern.

Fußnotentext im Dokumenttext, aber mit Klammern davor und dahinter.

 

 

Fußnoten per Makro löschen

Sinnvollerweise sollten die überflüssigen Fußnoten gelöscht werden. Ich persönlich bin dafür das gesamte Dokument durchgegangen. Zum einen wollte ich die Literaturangaben in Klammern gerne vor dem ‚Endpunkt‘ vom Satz haben, zum anderen enthielten meine Fußnoten fast alle noch einen abschließenden Punkt, den ich entfernen wollte. Außerdem waren da noch ein paar Erstnennungen, die gelöscht werden mussten.

Prinzipiell könnt ihr die Fußnoten samt Text direkt beim Ausführen des Makros löschen lassen. Dann müsst ihr aber unbedingt noch einmal durch euer Dokument gehen und prüfen, ob alles seine Richtigkeit hat. Falls ihr das Risiko liebt oder ohnehin noch eine gründliche Endkorrektur plant, fügt dem Makro folgende Zeile direkt vor dem „Next“ hinzu:

FN.Reference.Delete

Damit wird die Referenz, also die Fußnote, komplett gelöscht. Diese Zeile muss am Ende stehen, damit der Löschvorgang wirklich erst nach dem Kopieren des Fußnotentextes ausgeführt wird.

Der komplette Makro für Umwandeln-mit-Klammern-und-hinterher-Löschen sieht so aus:

Dim FN As Footnote
For Each FN In ActiveDocument.Footnotes
FNText = FN.Range.Text
FN.Reference.InsertAfter "(" & FNText & ")"
FN.Reference.Delete
Next

Würde man dieses Makro ausführen, hätte man direkt folgendes Ergebnis:

Fertig: Fußnotentext in Klammern anstelle der Referenz (= Fußnotenzahl). Die Fußnote selbst ist mittels Makro gelöscht worden.

Fertig: Fußnotentext in Klammern anstelle der Referenz (= Fußnotenzahl). Die Fußnote selbst ist mittels Makro gelöscht worden.

 

 

Habt ihr Fragen oder Probleme? Hat es bei euch funktioniert? Habt ihr euch getraut, die Fußnoten sofort löschen zu lassen? Hinterlasst mir einen Kommentar und werft auch einen Blick auf meine anderen Office Tipps!

 



🙂 Klick hier, wenn du Tipps und Tricks zu Microsoft Word 2016 lieber in einem Buch nachlesen willst* 🙂

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.

Diese Website verwendet Akismet, um Spam zu reduzieren. Erfahre mehr darüber, wie deine Kommentardaten verarbeitet werden .